Verifactu: steuerbehörde warnt vor excel- und word-rechnungen – wann gelten neue regeln?
Chaos bei Steuererklärungen droht: Die spanische Steuerbehörde AEAT warnt vor der Nutzung von Excel und Word zur Rechnungsstellung. Ab 2027 sollen neue Vorschriften die elektronische Rechnungsstellung revolutionieren und wer sich nicht anpasst, riskiert Ärger.
Verifactu: was die neue steuerregel für freiberufler und kleine unternehmen bedeutet
Die Einführung des VeriFactu-Systems zielt darauf ab, die Transparenz und Sicherheit der Rechnungsstellung zu erhöhen. Das neue System verpflichtet Unternehmen und Freiberufler, bestimmte technische Anforderungen zu erfüllen, um die Integrität und Nachvollziehbarkeit ihrer Rechnungen zu gewährleisten. Eine Nutzung von Excel oder Word, insbesondere bei automatisierten Berechnungen, könnte problematisch werden.
Warum Excel und Word
problematisch sind: Lange Zeit waren Excel und Word die bevorzugten Programme vieler Freiberufler. Doch wenn diese Programme zur automatischen Berechnung von Mehrwertsteuer oder zur strukturierten Datenspeicherung genutzt werden, fallen sie unter die neuen Vorschriften. Dies bedeutet, dass diese Dokumente nicht mehr als rechtsgültige Rechnungen gelten könnten.Es gibt jedoch Ausnahmen. Wer Excel oder Word lediglich als manuelle Vorlage nutzt, ohne Formeln oder Automatisierungen, bleibt im Rahmen der alten Regeln. Die Dokumente werden dann als handschriftliche Rechnungen betrachtet. Allerdings raten Experten von dieser Praxis ab, da das Risiko von Problemen mit der Steuerbehörde hoch bleibt.
Zeitplan für VeriFactu: Für Unternehmen und Unternehmen, die der Körperschaftssteuer unterliegen, tritt VeriFactu am 1. Januar 2027 in Kraft. Für alle anderen Unternehmen und Freiberufler ist der Stichtag der 1. Juli 2027. Die Verzögerung von 2026 bietet Zeit zur Anpassung – doch die Vorbereitung sollte nicht aufgeschoben werden.
Was bedeutet das für Unternehmen? Die Anforderungen an die Software sind klar: Unveränderlichkeit der Aufzeichnungen, Nachvollziehbarkeit, sichere Datenspeicherung und die Möglichkeit zur Überprüfung der Rechnungen. Zudem sollen QR-Codes oder digitale Identifikatoren zur Authentifizierung von Rechnungen verwendet werden. Es gibt bereits eine Reihe von Softwareprodukten, die den Anforderungen entsprechen.
Die Steuerbehörde betont, dass die Umstellung auf neue Systeme eine Chance bietet, Prozesse zu optimieren und die eigene Buchhaltung zu modernisieren. Wer jetzt auf sich aufmerksam macht und sich frühzeitig mit den neuen Regeln vertraut macht, ist besser gerüstet für die Zukunft. Die Gefahr, später mit Nachzahlungen und Strafen konfrontiert zu werden, ist real.
Die neue Regelung ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch eine Chance, die eigene Geschäftspraxis zu überprüfen und effizienter zu gestalten. Die Zeit drängt: VeriFactu ist kein Zukunftstrend – es ist die neue Realität.